Bu İşe Excel Tablosu Denkleştirmek İçin Başlamadınız

Dün bilgisayarınızı kapatmadan önce yaptığınız son şeyi düşünün.

Küçük bir şirket yönetiyorsanız, bunun strateji olmama ihtimali yüksek. Muhtemelen bir siparişi muhasebe sistemine kopyalıyordunuz. Ya da günün dördüncü "durumu sormak istedim" e-postasını yazıyordunuz. Ya da geçen ayki ödemenin gelip gelmediğine bakıyordunuz.

Kimse sizi bunun için işe almadı. Ekibinizi de almadı. Ama bu işlerin yapılması gerekiyor; dolayısıyla boş bir saati olan kişiye kalıyorlar — ki bu genellikle boş saati en az olan kişi oluyor.

Takvime hiç girmeyen iş

Her işletmede iki tür iş vardır. Birincisi takvime girer: müşteri projesi, lansman, toplantı. İkincisi asla girmez. Küçüktür, tekrarlıdır, kısa aralıklarla aciliyet kazanır ve diğer her şeyin arasındaki boşlukları doldurur.

Bu ikinci tür kâğıt üzerinde neredeyse görünmezdir. Faturaya yansımaz. Çoğu zaman sahibi yoktur. Her bir örneği yalnızca birkaç dakika sürdüğü için de hiçbir zaman çözülmeye değecek kadar büyük hissettirmez — ta ki boşlukların haftanın büyük kısmı olduğunu fark edene kadar.

Otomasyonun asıl karşılığını verdiği yer burasıdır ve insanlar neredeyse hiçbir zaman buradan başlamaz. Etkileyici olandan başlarlar.

Bunun yerine sıkıcı olandan başlayın

Otomasyon için en iyi ilk aday, bir sunumda anlatmaktan hafifçe utanacağınız görevdir. Tekrarlıdır. Net bir tetikleyicisi vardır. Belirgin bir sonuçla biter.

Hemen her küçük şirkette karşımıza çıkanlardan birkaçı (örnekleme amaçlıdır, belirli bir müşteriye ait değildir):

• Web sitesinden bir talep gelir ve biri onu CRM'e yeniden yazar.
• Bir fatura otuz günü geçer ve biri, nihayet, aramayı hatırlar.
• Bir müşteri, ekibinizin dört yüz kez yanıtladığı soruyu tekrar sorar.
• Haftalık rapor, üç ayrı panelden elle derlenir.

Her biri küçüktür. Her biri aynı zamanda yazılımın iyi başa çıktığı biçimdedir: tanımlı bir tetikleyici, tanımlı bir sıra, tanımlı bir bitiş.

Size aylar kazandıran test

Bir şeyi otomatikleştirmeden önce, onu sizinle çalışmayan birine tek cümleyle anlatmayı deneyin.

"Form geldiğinde kişiyi CRM'e ekle ve fiyat listesini gönder." Bu testi geçer. Tetikleyicisi, eylemi ve sonu vardır.

"Müşteri ilişkilerimizi daha iyi yönetelim." Bu geçmez. Tetikleyicisi, sınırı ve işe yarayıp yaramadığını ölçmenin bir yolu yoktur.

Tek cümle testi basit görünür. Ama bir otomasyon projesinin tamamlanıp tamamlanmayacağını gördüğümüz en güvenilir göstergedir. Anlatılamayan iş devredilemez — ne yazılıma, ne de yeni bir çalışana.

Bugün bu nasıl görünüyor?

Uzun süre boyunca "bunu otomatikleştirebilir miyim?" sorusunun dürüst yanıtı şuydu: evet, bunu birleştirecek bir geliştiriciye ödeme yapmaya razıysanız.

Bu değişti. Artık işi inşa etmek yerine yapılandırdığınız araçlar var — tek bir görev için ajan kurar, zaten kullandığınız servislere bağlar ve yalnızca o görevin gerektirdiği yetkileri verirsiniz. Oido Studio'yu bunun için geliştirdik; ücretsiz plan tam da ilk denemenin bir bütçe kalemi değil, bir öğleden sonra maliyetinde kalması için var.

Bu, zor kısmı ortadan kaldırmaz. Zor kısım zaten teknoloji değildi. Hangi tek görevi ilk bırakacağınıza karar vermek ve ilki gerçekten çalışana kadar ikincisini eklememek için yeterince disiplinli olmak.

Temel noktalar

• Küçük işletmede maliyetli iş genellikle plansız, tekrarlı ve sahipsizdir.
• İyi otomasyon adaylarının net bir tetikleyicisi, sabit bir sırası ve belirgin bir tamamlanma ölçütü vardır.
• Tek cümleyle anlatılamayan bir görev otomatikleştirilmeye hazır değildir.
• Tek görevle başlayın ve ikincisini eklemeden önce çalıştığını doğrulayın.
• Yapılandırmaya dayalı araçlar, ilk adım için özel yazılım yazma zorunluluğunu ortadan kaldırdı.

Sonuç

Haftanızdaki en sıkıcı tekrarlayan görevi seçin — bir sunuma asla koymayacağınız görevi — ve ilk olarak onu devredin.

Bunun hangisi olduğundan emin değilseniz, haftanızı birine yüksek sesle anlatmak genellikle onu bulmaya yeter.