Kıbrıs bir kurumsal hizmetler yargı bölgesi. Buradaki hukuk büroları, muhasebe ve denetim büroları ve kurumsal hizmet sağlayıcıları şirket yönetiyor, müşteri kabul süreçleri işletiyor ve yıllar sonra biri sorduğunda ayakta kalması gereken kayıtlar tutuyor.
Bu işi taşıyan sistemler genellikle bir büro yönetimi paketi, ortak bir ağ sürücüsü, bir e-posta kutusu ve birkaç tablodan ibaret. Bir ortak izne çıkana, bir denetçi belirli bir soru sorana ya da tabloyu anlayan kişi işten ayrılana kadar çalışır.
Bürolar ve hizmet sağlayıcıları için ne geliştiriyoruz
- Müşteri kabul portalları — belge talebi, yükleme, kimlik kontrolleri ve inceleme kuyruğu; neyin toplandığına ve kimin onayladığına dair eksiksiz kayıtla birlikte.
- Şirket ve son tarih yönetimi — yönettiğiniz şirketler, şirket siciline karşı beyan yükümlülükleri, kritik tarihleri ve son tarihten sonra değil önce çalan uyarılar.
- Belge akışı — bir dosyaya veya şirkete bağlı sürümlenmiş belgeler ve büronuzun her hafta ürettiği belgeler için şablonlar.
- Müşteri portalları — müşterilerin belge gönderip durumu görebildiği bir yer. Bu tek başına gelen kutusundaki gelişme var mı e-postalarının büyük bölümünü ortadan kaldırır.
- Uyum raporlaması — uyum biriminizin ihtiyaç duyduğu kanıtın zaman baskısı altında elle derlenmesi yerine tek bir raporda toplanması.
- Büro entegrasyonları — faturalama, zaman kaydı ve muhasebenin bağlanması; böylece bir dosyanın ekonomisi aylık dışa aktarma beklemeden görünür olur.
Ortak sürücü neden er ya da geç çöker
Ortak bir ağ sürücüsünde, bir şeyi kanıtlamanız gerekene kadar yanlış bir taraf yoktur. Sonra sorular gelir: bu belgenin hangi sürümü imzalandı, bu müşteriyi kim onayladı, bu kimlik belgesi ne zaman doğrulandı ve kanıt nerede.
Bir klasör yapısı bunlara cevap veremez. Kimin neyi açtığına dair kaydı yoktur, onay durumu yoktur ve güncel belgeyi geçersiz olandan ayırmanın, yıllar içinde aşınan bir dosya adlandırma alışkanlığı dışında bir yolu yoktur.
Bürolar bize genellikle üç andan birinde ulaşıyor: bir denetim veya teftiş kötü geçti, kilit bir kişi ayrılırken belgelenmemiş süreci de yanında götürdü, ya da müşteri hacmi elle koordinasyonun taşıyabileceğini aştı. Üçü de aynı temel sorunun görünümleri: sürecin sistemde değil insanlarda yaşaması.
Gizlilik bir mimari karardır
Bu sektörde müşteri gizliliği, en sonda açtığınız bir özellik değildir. Tasarımı şekillendirir:
- Erişim büro bazında değil, dosya bazında sınırlanır. Bir müşterinin dosyasında çalışan birinin başka bir müşterininkini görmesi için sebep yoktur.
- Her erişim kaydedilir. Kim hangi belgeyi ne zaman açtı ve ne değişti. Bir teftişe cevap veren kayıt budur.
- Saklama ve silme tasarıma dahildir. GDPR kapsamında neyin, neden, ne kadar süreyle tutulduğunu ve nasıl ortadan kalktığını bilmeniz gerekir.
- Onaylar e-posta olarak değil, durum olarak kaydedilir. Yalnızca birinin gelen kutusunda var olan bir onay kanıt değildir.
Uyum görevliniz, MLRO'nuz veya veri koruma sorumlunuzun tanımladığı gereksinimlere göre geliştiriyoruz. Büronuza hangi yükümlülüklerin uygulandığını onlar yorumluyor; biz de bu yorumu karşılayan ve kanıtı üreten sistemleri kuruyoruz.
Bir proje nasıl ilerler
Süreci belgelenmiş hâliyle değil, gerçekte yaşandığı hâliyle ele alarak başlıyoruz. Bu da belgeleri kovalayan ve tabloyu sürdüren insanlarla oturmak demek. Bu çalışma, geliştirme başlamadan önce sabit bir kapsam ve fiyat aralığı üretiyor.
Teslimat aşamalı ilerliyor; en çok elle işi ortadan kaldıran parça önce çıkıyor. Teslimde kaynak kodu, altyapı yapılandırmasını ve dokümantasyonu alıyorsunuz. Bu sektörde kayıtların ne kadar uzun süre yaşaması gerektiği düşünülünce, tek bir tedarikçiye bağımlı olmamak ayrıca önemli.
Bize anlatın
Bir müşteriyi kabul etmek üç hafta belge kovalamak anlamına geliyorsa ya da bir beyan son tarihi yalnızca bir kişinin sürdürdüğü bir tabloda takip ediliyorsa, bugün nasıl işlediğini anlatın. Bunun bir yazılım sorunu mu yoksa bir süreç sorunu mu olduğunu size dürüstçe söyleriz.