Η Κύπρος είναι δικαιοδοσία εταιρικών υπηρεσιών. Δικηγορικά γραφεία, ελεγκτικά και λογιστικά γραφεία και πάροχοι εταιρικών υπηρεσιών εδώ διαχειρίζονται οντότητες, τρέχουν εγγραφές πελατών και τηρούν αρχεία που πρέπει να στέκουν όταν κάποιος τα ζητήσει χρόνια αργότερα.
Τα συστήματα που στηρίζουν αυτή τη δουλειά είναι συνήθως ένα πακέτο practice management, ένας κοινόχρηστος δίσκος, ένα inbox και μερικά λογιστικά φύλλα. Λειτουργεί μέχρι να λείπει ένας εταίρος σε άδεια, να ρωτήσει κάτι συγκεκριμένο ένας ελεγκτής, ή να φύγει ο άνθρωπος που καταλάβαινε το λογιστικό φύλλο.
Τι κατασκευάζουμε για γραφεία και παρόχους υπηρεσιών
- Πύλες εγγραφής πελατών — αιτήματα εγγράφων, μεταφόρτωση, έλεγχοι ταυτότητας και ουρά ελέγχου, με πλήρες αρχείο του τι συλλέχθηκε και ποιος το ενέκρινε.
- Διαχείριση οντοτήτων και προθεσμιών — οι εταιρείες που διαχειρίζεστε, οι υποχρεώσεις υποβολής τους προς τον Έφορο Εταιρειών, οι κρίσιμες ημερομηνίες και ειδοποιήσεις που χτυπούν πριν την προθεσμία αντί για μετά.
- Ροή εγγράφων — εκδόσεις εγγράφων συνδεδεμένες με υπόθεση ή οντότητα, με πρότυπα για τα έγγραφα που παράγει το γραφείο σας κάθε εβδομάδα.
- Πύλες πελατών — ένα σημείο όπου οι πελάτες υποβάλλουν έγγραφα και βλέπουν κατάσταση, που εξαφανίζει μεγάλο μέρος των email με θέμα «υπάρχει κάποια εξέλιξη;».
- Αναφορές συμμόρφωσης — συγκέντρωση των αποδεικτικών που χρειάζεται η λειτουργία συμμόρφωσης σε μια αναφορά, αντί για χειροκίνητη συρραφή υπό πίεση χρόνου.
- Διασυνδέσεις practice — σύνδεση τιμολόγησης, καταγραφής χρόνου και λογιστικής, ώστε τα οικονομικά μιας υπόθεσης να είναι ορατά χωρίς μηνιαία εξαγωγή.
Γιατί ο κοινόχρηστος δίσκος τελικά αποτυγχάνει
Δεν υπάρχει τίποτα κακό σε έναν κοινόχρηστο δίσκο μέχρι να χρειαστεί να αποδείξετε κάτι. Τότε φτάνουν οι ερωτήσεις: ποια έκδοση αυτού του εγγράφου υπογράφηκε, ποιος ενέκρινε αυτόν τον πελάτη, πότε επαληθεύτηκε αυτό το έγγραφο ταυτότητας, και πού είναι το αποδεικτικό.
Μια δομή φακέλων δεν μπορεί να απαντήσει σε αυτά. Δεν έχει αρχείο του ποιος άνοιξε τι, δεν έχει κατάσταση έγκρισης, και δεν έχει τρόπο να ξεχωρίσει το τρέχον έγγραφο από ένα που αντικαταστάθηκε, πέρα από μια σύμβαση ονομασίας αρχείων που διαβρώνεται με τα χρόνια.
Τα γραφεία φτάνουν σε εμάς συνήθως σε μία από τρεις στιγμές: ένας έλεγχος ή μια επιθεώρηση πήγε άσχημα, ένα βασικό στέλεχος έφυγε παίρνοντας μαζί του ατεκμηρίωτη διαδικασία, ή ο όγκος πελατών ξεπέρασε όσα αντέχει ο χειροκίνητος συντονισμός. Και τα τρία είναι το ίδιο υποκείμενο πρόβλημα: η διαδικασία ζει σε ανθρώπους αντί σε σύστημα.
Η εμπιστευτικότητα είναι απόφαση αρχιτεκτονικής
Η εμπιστευτικότητα πελατών σε αυτόν τον κλάδο δεν είναι λειτουργία που ενεργοποιείτε στο τέλος. Διαμορφώνει τον σχεδιασμό:
- Η πρόσβαση οριοθετείται ανά υπόθεση, όχι ανά γραφείο. Όποιος δουλεύει στον φάκελο ενός πελάτη δεν έχει λόγο να βλέπει τον φάκελο ενός άλλου.
- Κάθε πρόσβαση καταγράφεται. Ποιος άνοιξε ποιο έγγραφο, πότε, και τι άλλαξε. Αυτό είναι το αρχείο που απαντά σε μια επιθεώρηση.
- Η διατήρηση και η διαγραφή σχεδιάζονται εξαρχής. Υπό τον ΓΚΠΔ πρέπει να ξέρετε τι τηρείται, γιατί, για πόσο, και πώς παύει να τηρείται.
- Οι εγκρίσεις καταγράφονται ως κατάσταση, όχι ως email. Μια έγκριση που υπάρχει μόνο στο inbox κάποιου δεν είναι αποδεικτικό.
Κατασκευάζουμε με βάση τις απαιτήσεις που ορίζει ο λειτουργός συμμόρφωσης, ο MLCO ή ο υπεύθυνος προστασίας δεδομένων σας. Εκείνοι ερμηνεύουν τις υποχρεώσεις που ισχύουν για το γραφείο σας, είτε προέρχονται από τον Παγκύπριο Δικηγορικό Σύλλογο είτε από τον ΣΕΛΚ. Εμείς υλοποιούμε συστήματα που ικανοποιούν αυτή την ερμηνεία και παράγουν το αποδεικτικό.
Πώς τρέχει ένα έργο
Ξεκινάμε από τη διαδικασία όπως συμβαίνει πραγματικά, όχι από την τεκμηριωμένη εκδοχή της. Αυτό σημαίνει να καθίσουμε με τους ανθρώπους που κυνηγούν τα έγγραφα και συντηρούν το λογιστικό φύλλο. Παράγει σταθερό αντικείμενο και εύρος τιμής πριν ξεκινήσει η ανάπτυξη.
Η παράδοση είναι σταδιακή, ώστε το κομμάτι που αφαιρεί την περισσότερη χειροκίνητη δουλειά να βγαίνει πρώτο. Στην παράδοση λαμβάνετε τον πηγαίο κώδικα, τις ρυθμίσεις υποδομής και την τεκμηρίωση. Δεδομένου πόσο καιρό πρέπει να επιβιώνουν τα αρχεία σε αυτόν τον κλάδο, το να μην εξαρτάστε από έναν μόνο προμηθευτή μετράει.
Μιλήστε μας
Αν η εγγραφή ενός πελάτη παίρνει τρεις εβδομάδες κυνηγητού, ή αν μια προθεσμία υποβολής παρακολουθείται σε λογιστικό φύλλο που συντηρεί ένα μόνο άτομο, περιγράψτε μας πώς δουλεύει σήμερα. Θα σας πούμε ειλικρινά αν πρόκειται για πρόβλημα λογισμικού ή διαδικασίας.